Confluence: Когда корпоративная wiki стоит своих денег (и когда нет)

Пять лет в поисках идеальной wiki

За последние пять лет я перебрал кучу инструментов для хранения знаний. Не из любопытства — из отчаяния. Каждый раз казалось: вот он, идеальный инструмент. А через полгода понимал: что-то не то.

Что я пробовал:

• Obsidian — локальный markdown, графы знаний, плагины
• Notion — красиво, но медленно
• Wiki.js — open source, но сырой
• DokuWiki — простой self-hosted вариант
• Redmine — старая классика с wiki-модулем
• GitBook — для документации, не для внутренней базы
• Outline — обещали замену Confluence, но...
• JetBrains Space — всё в одном, но wiki там второстепенна
• И наконец, Confluence — да, корпоративный мамонт от Atlassian

Сейчас расскажу, что я узнал за эти годы экспериментов, миграций и разочарований.

Что такое Confluence (для тех, кто не работал в корпорациях)

Confluence — это wiki от Atlassian (создателей Jira). Корпоративная база знаний, которая живёт в облаке или на вашем сервере.

Основные фишки:

• Страницы с древовидной структурой (пространства → страницы → подстраницы)
• WYSIWYG-редактор (не markdown, хотя есть поддержка)
• Интеграции с Jira, Trello, Slack, Google Drive и сотнями других сервисов
• Права доступа на уровне пространств и отдельных страниц
• Комментарии, упоминания, уведомления
• Шаблоны для типовых документов (решения, митинги, проектная документация)
• Макросы для динамического контента (диаграммы, таблицы из Jira, вставки кода)

Для кого это:

• Средний и крупный бизнес (50+ человек)
• Команды, которые уже используют Jira/Trello
• Проекты, где нужны строгие права доступа
• Компании с compliance-требованиями

Мой путь: что я перебрал и почему ушёл

Obsidian: локальные файлы и графы знаний

Почему выбрал:

• Бесплатно (для личного использования)
• Markdown из коробки
• Локальные файлы → полный контроль
• Графы связей между заметками
• Огромное количество плагинов

Почему ушёл:

• Нет нормальной коллаборации. Sync за $8/мес, но всё равно костыльный.
• Не подходит для команды. Каждый держит свою копию, синхронизация — головная боль.
• Графы — красиво, но бесполезно. В реальной работе почти не использовал.

Вердикт: Отличный инструмент для себя, провал для команды.

Notion: красиво, но медленно

Почему выбрал:

• Красивый интерфейс
• Всё в одном: wiki + задачи + базы данных + календари
• Удобный редактор с блоками
• Шаблоны для чего угодно

Почему ушёл:

• Медленно. Особенно при работе с большими страницами (500+ строк).
• Плохой поиск. Ищешь фразу — находит не то, или вообще не находит.
• Нет нормальной структуры прав. Либо всё публично, либо костыли с наследованием.
• Интеграции не всегда работают. Особенно с корпоративными SSO и разрешениями.

Вердикт: Красиво, но для серьёзной работы не хватает скорости и структуры.

Wiki.js: open source мечта с подводными камнями

Почему выбрал:

• Open source → бесплатно
• Markdown + WYSIWYG
• Git-синхронизация (автоматический коммит каждого изменения)
• Можно хостить у себя

Почему ушёл:

• Сыроватый продукт. Баги, недоработки, плагины то работают, то нет.
• Слабая поддержка коллаборации. Нет комментариев из коробки.
• Git-синхронизация — это костыль. В теории классно, на практике конфликты слияния при одновременном редактировании.

Вердикт: Годится для маленькой команды (3-5 человек) с техническим бэкграундом. Не масштабируется.

JetBrains Space: всё в одном, но wiki — второстепенна

Почему выбрал:

• Всё в одном: Git, CI/CD, задачи, чаты, wiki
• Бесплатно до 10 пользователей
• От JetBrains — доверяю продуктам

Почему ушёл:

• Wiki — не главный приоритет. Редактор базовый, возможности ограничены.
• Перегружен функциями. Если тебе нужна только wiki, зачем тащить Git и CI/CD?
• Интерфейс — на любителя. Много кликов для простых операций.
• JetBrains не работает с Россией. После 2022 года прекратили обслуживание российских компаний и пользователей. Даже если вы уже использовали Space — придётся мигрировать.

Вердикт: Годится для команд, которые хотят всё в одном. Но wiki там не лучшая.

DokuWiki: простота установки, но это всё

Почему выбрал:

• Self-hosted — устанавливается на свой сервер
• Простота установки — буквально распаковал архив, настроил пару конфигов, и готово
• Не требует базы данных — всё хранится в текстовых файлах
• Легковесный — работает даже на слабом хостинге
• Бесплатный — полностью open source

Почему ушёл:

• Интерфейс из 2000-х. Выглядит как phpBB форум тех времён.
• Базовый редактор. Markdown есть, но очень ограниченный. Забудьте про drag-and-drop картинок.
• Слабая коллаборация. Нет нормальных комментариев, упоминаний, уведомлений.
• Плагины — лотерея. Половина не работает, половина несовместима друг с другом.

Вердикт: Годится для personal wiki или небольшого проекта. Для команды — устарел лет на 10.

Redmine: система управления проектами с wiki

Почему выбрал:

• Всё в одном — задачи, баги, wiki, форум, файлы
• Self-hosted — полный контроль над данными
• Проверенное решение — используется с 2006 года
• Бесплатный — open source

Почему ушёл:

• Интерфейс из прошлого века. Выглядит как корпоративная система 2005 года. И это не ностальгия — это боль.
• Wiki — второстепенная функция. Редактор базовый, возможности ограничены.
• Медленный. На больших базах тормозит даже на нормальном железе.
• Сложная настройка. Ruby on Rails, куча зависимостей, плагины конфликтуют.

Вердикт: Устарел морально и интерфейсно. Если вы уже используете Redmine для задач — терпимо. Но для новых проектов — нет.

Confluence: что меня зацепило

После всех миграций я пришёл к Confluence. Не потому что он идеален. А потому что он решает проблемы, которые у меня были.

1. Скорость и стабильность

Confluence тормозит меньше, чем Notion. Поиск работает быстро и находит то, что нужно. Страницы грузятся мгновенно (если не перегружены макросами).

2. Права доступа без костылей

Пространства → страницы → права.

• Можно сделать публичное пространство для всей компании.
• Можно закрыть пространство для одного отдела.
• Можно дать доступ на редактирование только определённой странице.

Всё прозрачно, всё настраивается.

3. Интеграции, которые работают

Jira + Confluence = магия. Можно вставить на страницу список задач из спринта. Или диаграмму с прогрессом проекта. Или таблицу с багами.

Другие интеграции:

• Slack (уведомления при изменениях)
• Google Drive (вставка документов)
• Miro, Figma (дизайн и диаграммы)
• Календари, Trello, GitHub

Всё работает из коробки, без костылей и сторонних плагинов.

4. Шаблоны для всего

Примеры шаблонов:

• Архитектурное решение (ADR)
• Протокол митинга
• Проектная документация
• Onboarding для новых сотрудников
• Ретроспектива спринта

Не нужно каждый раз изобретать структуру — взял шаблон и заполнил.

5. История изменений и комментарии

Каждая страница имеет:

• Полную историю изменений (кто, когда, что изменил)
• Возможность откатиться к любой версии
• Комментарии с упоминаниями (@user)
• Лайки, уведомления, подписки на изменения

Сравнение с альтернативами

Confluence vs Notion

Когда выбрать Notion:

• Команда до 5 человек
• Нужен all-in-one инструмент (wiki + задачи + CRM)
• Бюджет ограничен
• Не критична скорость

Когда выбрать Confluence:

• Команда 10+ человек
• Уже используете Jira/Trello
• Нужны строгие права доступа
• Важна скорость и стабильность

Confluence vs Obsidian

Когда выбрать Obsidian:

• Личная база знаний
• Нужен полный контроль над данными
• Любите markdown и графы связей
• Работаете один

Когда выбрать Confluence:

• Командная работа
• Нужны комментарии, упоминания, уведомления
• Важны права доступа
• Нужна интеграция с другими инструментами

Confluence vs JetBrains Space

Когда выбрать JetBrains Space:

• Уже используете JetBrains IDE
• Нужен единый инструмент для разработки (Git + CI/CD + wiki)
• Команда до 10 человек (бесплатно)

Когда выбрать Confluence:

• Wiki — ваш главный инструмент
• Нужны продвинутые возможности редактирования
• Работаете с нетехнической командой (маркетинг, HR, продажи)

Confluence vs GitBook

Когда выбрать GitBook:

• Публичная документация (API docs, user guides)
• Нужен красивый сайт с поиском
• Git-workflow (docs as code)

Когда выбрать Confluence:

• Внутренняя документация
• Нужны права доступа и приватность
• Работаете с нетехническими людьми

Когда Confluence стоит своих денег

✅ Используйте Confluence, если:

1. Команда 10+ человек

На маленькой команде можно обойтись Notion или даже Google Docs. Но когда людей больше 10 — нужна структура, права доступа, и инструменты коллаборации.

2. Уже используете Jira/Trello

Интеграция с Jira — это киллер-фича. Вставка задач, диаграмм, отчётов прямо на страницу wiki — бесценно.

3. Нужны строгие права доступа

HR-документы, финансовые данные, конфиденциальная информация — Confluence позволяет настроить права на уровне пространств и отдельных страниц.

4. Нетехническая команда

Маркетологи, дизайнеры, HR, продажи — им не нужен markdown. Им нужен WYSIWYG-редактор, как в Word. Confluence даёт это из коробки.

5. Нужна история изменений и аудит

Compliance, SOC2, ISO 27001 — если вам нужно показать «кто, когда, что изменил» — Confluence ведёт полный аудит.

6. Много интеграций

Slack, Google Drive, Figma, Miro, Salesforce — если ваша команда работает в десятке инструментов, Confluence связывает их все.

Когда Confluence — это выброшенные деньги

❌ Не используйте Confluence, если:

1. Вы работаете в России

Atlassian полностью ушла с российского рынка в 2022 году. Новые лицензии не продаются, техподдержка недоступна. Если у вас уже есть действующая инсталляция — она работает, но обновления и поддержка отсутствуют. Для новых проектов лучше смотреть на альтернативы (Outline, Wiki.js, или self-hosted решения).

2. Команда меньше 5 человек

Для маленькой команды это overkill. Notion или даже Google Docs справятся лучше и дешевле.

3. Работаете один

Obsidian бесплатно. Локальные файлы, полный контроль, никаких подписок. Зачем платить за коллаборацию, которой нет?

4. Нужна публичная документация

GitBook, Docusaurus, VitePress — это специализированные инструменты для публичной документации. Confluence — для внутренней базы знаний.

5. Вся команда — разработчики

Если все пишут markdown и живут в Git, зачем WYSIWYG? Wiki.js, GitBook, или даже GitHub Wiki справятся лучше.

6. Бюджет ограничен

$5.75/мес за пользователя. На команду из 20 человек — это $115/мес = $1380/год. Если бюджет жёсткий, есть бесплатные альтернативы.

7. Не готовы к vendor lock-in

Confluence — это закрытая платформа. Миграция из Confluence — боль. Если хотите держать данные в открытом формате (markdown в Git) — это не ваш выбор.

Практические советы по использованию Confluence

1. Структура пространств

Не делайте одно большое пространство.

Лучше разделить по командам/проектам:

• Engineering (техническая документация, ADR, runbooks)
• Product (roadmap, specs, user research)
• Marketing (контент-планы, кампании, бренд-бук)
• HR (onboarding, политики, внутренние процессы)

2. Используйте шаблоны

Создайте шаблоны для типовых документов:

• Архитектурные решения (ADR)
• Протоколы митингов
• Проектная документация
• Onboarding-чеклисты

Как создать шаблон: Page → Templates → Create new template

3. Макросы — ваше оружие

Полезные макросы:

• Jira Issues — вставка задач из Jira
• Table of Contents — автоматическое содержание
• Expand — сворачиваемые блоки
• Status — цветные метки (Done, In Progress, Blocked)
• Code Block — подсветка синтаксиса

4. Поиск и фильтры

Используйте продвинутый поиск:

• title:deployment — поиск в заголовках
• space:ENG — поиск в пространстве
• contributor:john — кто редактировал
• created:>2024-01-01 — фильтр по дате

5. Уведомления и подписки

Подписывайтесь на важные страницы:

• Watch page → получайте уведомления при изменениях
• Упоминайте коллег через @mention
• Интеграция со Slack — уведомления в канал

6. Экспорт и бэкапы

Регулярно делайте экспорты:

• Space tools → Content Tools → Export
• Форматы: PDF, HTML, XML
• Автоматизируйте через API

Альтернативы Confluence: быстрое сравнение

Мой вердикт

После пяти лет экспериментов я пришёл к простому выводу:

Если у вас:

• Команда 10+ человек
• Разные отделы (не только разработчики)
• Нужны права доступа и аудит
• Используете Jira/Trello
• Готовы платить за стабильность

→ Confluence — ваш выбор.

Если у вас:

• Маленькая команда (до 5 человек)
• Все технические специалисты
• Ограниченный бюджет
• Нужна личная база знаний

→ Смотрите в сторону Notion, Obsidian, или open source альтернатив.

---

Что дальше

Я не призываю всех бежать на Confluence. Я призываю думать о контексте.

Инструмент — это не религия. Это решение задачи. Если Notion решает вашу задачу за $10/мес — отлично. Если Obsidian решает за $0 — ещё лучше.

Но если вы столкнулись с проблемами:

• Notion тормозит на больших страницах
• Obsidian не подходит для команды
• Wiki.js требует слишком много настройки

→ Попробуйте Confluence. Там есть бесплатный план для 10 пользователей. Протестируйте месяц, посмотрите, подходит ли вам.

И если решите, что это не ваше — окей. Главное, что вы приняли осознанное решение, а не просто плыли по течению.